Nürnberg/Hamburg, 17. September 2025. Die IHK Bildungszentrum Halle-Dessau GmbH geht neue Wege, um die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen. Der Bildungsdienstleister nutzt einen standortübergreifenden Rollout von neuen UTAX Multifunktionssystemen (MFP) zur Modernisierung seiner Zeiterfassungsprozesse. Was vorher papierbasiert und zeitaufwendig ablief, erfolgt nun einfach, sicher und digital. Mitarbeitende melden sich mittels Transponder direkt am MFP an und ab. Möglich macht dies UTAX Zeitblick – eine cloudbasierte Softwarelösung für die Arbeitszeiterfassung. Initiiert und umgesetzt wurde das Projekt Anfang 2025 durch den Fachhändler KCT Systemhaus GmbH aus Leipzig. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer systematisch zu erfassen. Um dieser Pflicht effizienter und ressourcenschonender als bisher nachkommen zu können, war das IHK Bildungszentrum Halle-Dessau (IHK BIZ) auf der Suche nach einer digitalen Lösung. Im Gespräch mit seinem Bürotechnik- und IT-Dienstleister sollte es dabei zuerst nur um neue Multifunktionssysteme für Druck-, Kopier- und Scanaufgaben an den drei Standorten gehen. Zeiterfassung: UTAX Fachhändler vermittelt integrierte Lösung
„Bei der Suche nach einer modernen Arbeitszeiterfassung galt für uns: Bestenfalls nutzen wir vorhandene Ressourcen, um neue Aufgaben zu lösen. Die KCT Systemhaus GmbH hat unseren Bedarf direkt erkannt und uns aufgezeigt, dass sich die modernen Geräte von UTAX auch als Zeiterfassungsterminals nutzen lassen. Wir waren von der Idee einer integrierten Lösung sofort begeistert“, sagt Michael Schrodke, Geschäftsführer des IHK BIZ. Die Teststellung der neuen DIN-A3-Farb-MFP im Dezember 2024 überzeugte auf Anhieb, wodurch der Rollout bereits im Januar 2025 erfolgen konnte.
Optimierte Dokumenten- und Zeiterfassungsprozesse für drei Standorte
Im Zuge des Projekts wurden an drei Standorten des IHK BIZ – in Dessau-Roßlau, Halle (Saale) und Weißenfels – insgesamt fünf bestehende Multifunktionssysteme durch die modernen DIN-A3-Farb-Multifunktionssysteme 2508ci der Fachhandelsmarke UTAX ersetzt. Da auf allen Geräten UTAX Zeitblick installiert ist, können die rund 40 Mitarbeitenden mit den Systemen künftig nicht nur drucken, kopieren und scannen, sondern auch ihre Arbeitszeit sicher und digital erfassen. Kosteneffizienz und einfache Umsetzung sorgen für schnelle Akzeptanz
Beim Bildungsdienstleister erfolgt die Zeiterfassung direkt am MFP. Die Mitarbeitenden melden sich, buchstäblich im Vorbeigehen, mittels Transponder am System an und ab. Die erfassten Daten werden sicher über die Cloud verarbeitet und Nutzer können ihre Zeiten direkt am MFP oder via Browser einsehen. Zwei Aspekte überzeugen das IHK BIZ besonders: Zum einen, dass die Lösung kosteneffizient – ohne zusätzliche Hardwareinvestitionen oder aufwendige bauliche Maßnahmen – umgesetzt werden konnte. Zum anderen, dass das Personal den neuen Prozess mit vertrauten Geräten im Geschäftsalltag erledigen kann. Dies trug dazu bei, dass die Umstellung zügig verlieft und die neue Lösung schnell akzeptiert wurde.
„Das Stempeln am MFP ist elegant, effizient und vor allem vertraut. Unsere Mitarbeiter nutzen die Multifunktionssysteme täglich. Dass die Geräte nun auch für die Arbeitszeiterfassung dienen, macht es allen leicht, die neue Methode in den Arbeitsalltag zu integrieren. Keine zusätzliche Technik, keine neue Karte, keine Einweisung – alles funktioniert mit dem bekannten Transponder, der bei uns ohnehin schon im Einsatz war“, betont Schrodke.
IHK BIZ: „Wir haben einen großen Schritt Richtung Digitalisierung gemacht“
Darüber hinaus konnte das IHK BIZ mit dem UTAX Partner zusätzliche Arbeitsprozesse im Rahmen der Lösung individualisieren. Auf Wunsch wurden beispielsweise Urlaubsanträge als durchsuchbare PDF-Dokumente integriert. Die Anträge können so über UTAX Zeitblick künftig direkt in das eigene Dokumentenmanagementsystem hochgeladen und durchsuchbar abgelegt werden. Nur ein Beispiel für die neuen Verwaltungsprozesse, die vorher papierbasiert und zeitaufwendig waren und nun digital ablaufen.
„Heute haben wir alle relevanten Daten im Dashboard der Lösung jederzeit im Blick. Unsere Mitarbeiter wissen sofort, wie viele Stunden sie gearbeitet haben oder wie viel Urlaub noch offen ist. Das schafft Transparenz. Verwaltungsprozesse zu diesen Themen für 40 Mitarbeiter aus den letzten Jahren füllen bei uns Regale. Das fällt jetzt komplett weg. Mit der neuen Zeiterfassung haben wir einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht“, so der Geschäftsführer des IHK BIZ.
UTAX Zeitblick: Modernes Zeitmanagement bei höchster Sicherheit
Wie bei der IHK BIZ kann die Zeiterfassung mittels UTAX Zeitblick direkt am MFP erfolgen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Lösung auf einem HyPAS-fähigen (Hybrid Platform for Advanced Solutions) MFP installiert ist. Als cloudbasierte Lösung kann UTAX Zeitblick aber auch via Browser im Homeoffice oder unterwegs am Smartphone genutzt werden, um hybride Arbeitsweisen zu unterstützen. Unabhängig davon, auf welchem Weg die gesetzeskonforme Arbeitszeitdokumentation genutzt wird, sie erfolgt stets bei höchster Sicherheit: Alle Daten werden in Deutschland gehostet und verschlüsselt übertragen. Auch Updates werden automatisch aufgespielt, sodass die Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt. Sichere Dokumentenprozesse begleitet vom Fachhandelspartner
Neben der neuen Zeiterfassung hat das IHK Bildungszentrum auch aQrate von UTAX im Einsatz. Mit der Softwarelösung von UTAX können Scan-, Kopier- und Druckprozesse im gesamten Unternehmen effizienter überwacht und gesteuert werden. Über die Follow-Me-Print-Funktion stellt aQrate sicher, dass vertrauliche Dokumente nicht in falsche Hände geraten. Steffen Klemm, Vertriebsmitarbeiter bei der KCT Systemhaus GmbH, erklärt, wie das bei der IHK BIZ konkret funktioniert: „Der Ausdruck erfolgt erst, nachdem sich die User per Transponder am MFP authentifiziert haben. So wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen die Dokumente entnehmen und Ausdrucke nicht ungeschützt im Ausgabefach liegen.“ Gerade an Orten mit hohem Publikumsverkehr, wie dem IHK BIZ, ist das für den Schutz von Dokumenten mit sensiblen Informationen, wie Bildungsgutscheine, sehr wichtig. Darüber hinaus nutzt die IHK BIZ die aQrate-Funktion „Scan-to-me“: Hierbei werden analoge Dokumente direkt nach dem Scanvorgang am MFP an das persönliche Postfach des jeweiligen Nutzers gesendet.Zudem verfügt aQrate über ein integriertes Controlling, das in umfangreichen Reports eine Übersicht über die Druckkosten liefert. Dadurch können Einsparpotenziale identifiziert und Ressourcen besser ausgelastet werden. „Moderne Multifunktionssysteme in Kombination mit Lösungen wie aQrate und UTAX Zeitblick sind heute weit mehr als nur Drucker. Sie sind als Hub für digitale Prozesse zu einem elementaren Teil einer ganzheitlichen IT-Infrastruktur geworden. Als langjähriger UTAX Fachhandelspartner begleiten wir diesen digitalen Wandel aktiv mit“, sagt Klemm. „Blaupause für erfolgreiches Fachhandelsprojekt“
Das IHK Bildungszentrum Halle-Dessau zeigt sich rundum zufrieden: „Die Etablierung der neuen Zeiterfassungs- und Dokumentenprozesse durch den Rollout der neuen MFP mit UTAX Zeitblick hat einwandfrei geklappt. Qualität bedeutet für mich, wenn meine Erwartungen erfüllt werden. Das war bei diesem Projekt absolut der Fall. Ich wüsste nicht, wie man es besser machen könnte“, resümiert Michael Schrodke.Auch die Fachhandelsmarke UTAX zieht ein positives Fazit: „Für uns ist das Beispiel des IHK BIZ ein Blueprint für ein erfolgreiches Fachhandelsprojekt“, sagt Markus Müller, Vertriebsleiter UTAX Consulting & Solution Experts. „Unser Partner KCT hat das Bedürfnis seines Bestandskunden im engen Dialog erkannt und eine passende Lösung aus unserem Portfolio vermittelt. UTAX Zeitblick ist genau für solche Szenarien gedacht. Eine kosteneffiziente und sichere Lösung für kleine wie mittelständische Unternehmen, die ein echtes Bedürfnis im Markt adressiert, unkompliziert implementierbar ist und sich je nach Bedarf individualisieren lässt. So etabliert man effektive IT-Prozesse im Mittelstand“, sagt Müller.Bildmaterial zu dieser Pressemeldung können Sie unter diesem Link herunterladen. Interessierte finden das Kundenbeispiel auch auf unserer Referenzseite. Mehr Details und ein Datenblatt zu UTAX Zeitblick erhalten Sie hier. 
