Arbeitszeiterfassung am Multifunktionssystem: IHK Bildungszentrum Halle-Dessau optimiert Workflows mit UTAX

Der Case auf einen Blick:

Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer systematisch zu erfassen. Das IHK Bildungszentrum Halle-Dessau war auf der Suche nach einer effizienten, digitalen Lösung. Im Gespräch mit seinem Bürotechnik- und IT-Dienstleister sollte es dabei zuerst nur um neue Multifunktionssysteme für Druck-, Kopier- und Scanaufgaben an den drei Standorten gehen.

Die KCT Systemhaus GmbH erkannte jedoch den weitergehenden Bedarf und zeigte auf, dass sich die modernen Geräte von UTAX auch als Zeiterfassungsterminals nutzen lassen. Die integrierte Lösung überzeugte sofort. „Moderne Multifunktionssysteme in Kombination mit Lösungen wie aQrate und UTAX Zeitblick sind heute weit mehr als nur Drucker. Sie sind als Hub für digitale Prozesse zu einem elementaren Teil einer ganzheitlichen IT-Infrastruktur geworden", so Steffen Klemm, Vertriebsmitarbeiter bei der KCT Systemhaus GmbH.

Die Teststellung der neuen DIN-A3-Farb-MFPs im Dezember 2024 überzeugte auf Anhieb, wodurch der Rollout bereits im Januar 2025 erfolgen konnte. Im Zuge des Projekts wurden an drei Standorten des IHK BIZ insgesamt fünf bestehende Multifunktionssysteme durch die modernen DIN-A3-Farb-Multifunktionssysteme 2508ci der Fachhandelsmarke UTAX ersetzt. Da auf allen Geräten UTAX Zeitblick installiert ist, können die rund 40 Mitarbeitenden mit den Systemen künftig nicht nur drucken, kopieren und scannen, sondern auch ihre Arbeitszeit sicher und digital erfassen.

Beim Bildungsdienstleister erfolgt die Zeiterfassung direkt am MFP. Die Mitarbeitenden melden sich, buchstäblich im Vorbeigehen, mittels Transponder am System an und ab. Die erfassten Daten werden sicher über die Cloud verarbeitet und Nutzer können ihre Zeiten direkt am MFP oder via Browser einsehen. Zwei Aspekte überzeugen das IHK BIZ besonders: Zum einen, dass die Lösung kosteneffizient – ohne zusätzliche Hardwareinvestitionen oder aufwendige bauliche Maßnahmen – umgesetzt werden konnte. Zum anderen, dass das Personal den neuen Prozess mit vertrauten Geräten im Geschäftsalltag erledigen kann.

Die cloudbasierte Lösung UTAX Zeitblick kann via Browser im Homeoffice oder unterwegs am Smartphone genutzt werden, wobei die Nutzung stets bei höchster Sicherheit erfolgt. Alle Daten werden in Deutschland gehostet und verschlüsselt übertragen. Auch Updates werden automatisch aufgespielt, sodass die Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt.

Neben der neuen Zeiterfassung hat das IHK Bildungszentrum auch aQrate von UTAX im Einsatz. Mit der Softwarelösung von UTAX können Scan-, Kopier- und Druckprozesse im gesamten Unternehmen effizienter überwacht und gesteuert werden. Über die Follow-Me-Print-Funktion stellt aQrate sicher, dass vertrauliche Dokumente nicht in falsche Hände geraten. 

Mit dem UTAX Partner KCT Systemhaus GmbH konnte das IHK BIZ darüber hinaus zusätzliche Arbeitsprozesse im Rahmen der Lösung individualisieren. Auf Wunsch wurden beispielsweise Urlaubsanträge als durchsuchbare PDF-Dokumente integriert. Die Anträge können so über UTAX Zeitblick künftig direkt in das eigene Dokumenten-Management-System hochgeladen und durchsuchbar abgelegt werden. Nur ein Beispiel für die neuen Verwaltungsprozesse, die vorher papierbasiert und zeitaufwendig waren und nun digital ablaufen. „Die Etablierung der neuen Zeiterfassungs- und Dokumentenprozesse durch den Rollout der neuen MFP mit UTAX Zeitblick hat einwandfrei geklappt. Qualität bedeutet für mich, wenn meine Erwartungen erfüllt werden. Das war bei diesem Projekt absolut der Fall. Ich wüsste nicht, wie man es besser machen könnte“, so Michael Schrodke, Geschäftsführer der IHK Bildungszentrum Halle-Dessau GmbH.

Das IHK Bildungszentrum Halle-Dessau, gegründet 1991, dient als Bildungsdienstleister für über 55.000 Mitgliedsunternehmen. Mit Standorten in Dessau-Roßlau, Halle (Saale) und Weißenfels fokussiert sich das Zentrum auf praxisnahe Weiterbildung und Umschulung, um Fach- und Führungskräfte in Süd-Sachsen- Anhalt auszubilden. Es bietet Lehrgänge, Seminare und Firmenschulungen an, um den regionalen Fachkräftenachwuchs zu sichern.

Die KCT Systemhaus GmbH wurde 2009 gegründet und bietet umfassende Lösungen in den Bereichen Kopier- und Drucksysteme, Großflächenkopiersysteme, IT-Hard- und -Software sowie entsprechende Verbrauchsmaterialien an. Mit zehn Mitarbeitenden entwickelt das Unternehmen individuelle Konzepte zur Optimierung des Dokumenten-Workflows und zur Kostenreduktion innerhalb von Geschäftsprozessen. Das KCT Systemhaus legt mit seinem eigenen technischen Kundendienst und IT-Support großen Wert auf Wirtschaftlichkeit und Zuverlässigkeit seiner Systeme und Services.