IT-Security – maximale Sicherheit für Hardware und Software im Büro

Arbeitsplätze und Büros werden immer digitaler. Das gilt auch für Druckerflotten, in denen Multifunktionsprinter (MFPs) als Schnittstelle zwischen analogen und digitalen Prozessen fungieren. Mit zunehmend digitalen Workflows gehen jedoch auch höhere Anforderungen an den Schutz und die Sicherheit Ihrer IT-Infrastruktur und Ihrer Druckerflotte sowie Ihrer Netzwerke und Daten einher.

Als Experte für Bürokommunikationslösungen und IT-Prozesse garantiert UTAX zeitgemäße IT-Security auf ganzer Linie. Dazu zählt der Schutz Ihrer Büro-Hardware sowie sämtlicher Daten, die über Ihre Geräte verarbeitet werden. Hierzu bieten wir Unternehmen jeder Größe sowohl MFPs mit integrierten Sicherheitsfunktionen als auch Softwarelösungen für Echtzeit-Monitoring, Daten- und Zugriffsschutz sowie Informationssicherheit und Malware-Schutz.

Inhaltsverzeichnis

Was ist IT-Security?
Darum ist IT-Sicherheit für Unternehmen wichtig
UTAX Sicherheit für Hardware und Software im Überblick
So schützt UTAX Ihre Daten und Drucker
Diese Vorteile bietet Ihnen höchste IT-Security
IT-Security und Datenschutz aus einer Hand – mit UTAX

Was ist IT-Security?

Die Bedeutung des Begriffs „IT-Security“ ist mit der des deutschen Wortes „IT-Sicherheit“ identisch. IT-Security bezeichnet Maßnahmen zum Schutz technischer Systeme. Das gilt sowohl für die Abwehr von Cyberangriffen und Datendiebstahl als auch für den Schutz vor Ausfällen, Störungen und Datenverlust.

Zu den wichtigsten Schutzzielen für IT-Sicherheit zählen laut BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik):

Vertraulichkeit

Integrität

Verfügbarkeit

Ob kleine oder große Unternehmen, Behörden, Bildungseinrichtungen oder andere Organisationen – IT-Security ist in Zeiten der Digitalisierung eine unverzichtbare Voraussetzung für sichere Geschäftsprozesse und lückenlos geschützte Druckerflotten.

Jetzt vorsorgen: Nutzen Sie IT-Security nach höchsten Sicherheitsstandards – mit Hardware und Software von UTAX für eine geschützte IT-Infrastruktur. Dazu zählen moderne MFPs mit integrierten Schutzfunktionen ebenso wie Software-Tools zur Verschlüsselung, zur Authentifizierung und zum Monitoring von Druckaufträgen und Dokumentenmanagement.

Offizielle Definition von IT-Sicherheit gemäß BSI

Das BSI definiert IT-Sicherheit als einen „Zustand, in dem die Risiken, die beim Einsatz von Informationstechnik aufgrund von Bedrohungen und Schwachstellen vorhanden sind, durch angemessene Maßnahmen auf ein tragbares Maß reduziert sind“.

Darum ist IT-Sicherheit für Unternehmen wichtig

Bedrohungen durch Cyberangriffe auf Unternehmen und Behörden nehmen stetig zu. Das gilt vor allem für Hacker und Bot-Netzwerke, die unablässig nach Schwachstellen in Unternehmensnetzwerken suchen. Laut branchenübergreifender Bitkom-Umfrage waren bzw. sind bereits acht von zehn aller befragten Unternehmen von Datendiebstahl, Spionage und Sabotage betroffen. Der daraus resultierende Schaden belief sich 2024 auf ganze 266,6 Milliarden Euro. Die Folgen sind jedoch nicht nur finanzieller Natur, denn auch der Verlust von Kundenvertrauen und Ansehen durch Cyberangriffe kann den Unternehmenserfolg gefährden.

Zu den größten aktuellen Cybergefahren zählen:

Ransomware-Angriffe können Geschäftsdaten unbrauchbar machen und die Existenz von Unternehmen gefährden.
Schadsoftware und Phishing können zum Diebstahl wichtiger Zugangs-, Finanz- oder Unternehmensdaten führen.
Denial-of-Service-Angriffe (DoS) können Unternehmenssysteme überlasten und zu Ausfällen führen.
Man-in-the-Middle-Angriffe (MITM) können durch ungesicherte Systeme Daten abfangen und Netzwerkverbindungen belauschen.

Druckerflotten als unterschätzte IT-Schwachstelle

Was häufig unterschätzt wird: Für IT-Sicherheit spielen Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen eine zentrale Rolle, denn analoge Funktionen gehen durch MFPs zunehmend in digitale Workflows über. MFPs und Drucker sind somit nicht nur ein unverzichtbarer Bestandteil der IT-Infrastruktur, sondern bei mangelnder IT-Security auch eine mögliche Schwachstelle.

Unternehmen, die Dokumente am MFP verarbeiten und digital in Unternehmenssysteme einspeisen, müssen sicherstellen, dass sämtliche Daten, die über ihre Hardware, ihre Software und ihre Netzwerke laufen, bei jedem Arbeitsschritt geschützt bleiben. Das gilt vor allem für hybride IT-Infrastrukturen, die sowohl Cloud-Anbindung als auch Remote Work unterstützen.

Mit UTAX schaffen Sie ganzheitlich geschützte Systeme, Netzwerke und Druckerflotten, die keinerlei Sicherheitslücken aufweisen und sich flexibel an aktuelle Bedrohungslagen anpassen.

Die NIS-2-Richtlinie verpflichtet zu höherer IT-Sicherheit

Ein weiterer Grund für eine ganzheitliche IT-Sicherheit ist die NIS-2-Richtlinie, die 2023 EU-weit in Kraft trat und seit dem 17. Oktober 2024 von allen EU-Mitgliedstaaten in nationales Recht übertragen werden muss. In Deutschland ist die Umsetzung für 2025 vorgesehen. Sollte das NIS-2-Umsetzungsgesetz, kurz NIS2UmsuCG, ab März 2025 in Kraft treten, sind bis zu 30.000 betroffene Unternehmen und Institutionen ohne Übergangsphase zur Einhaltung der NIS-2 verpflichtet. Strafen für Verstöße können von 500.000 Euro bis zu über 10 Millionen Euro betragen und sogar bis hin zur Absetzung der Geschäftsführung reichen, die auch mit Privatvermögen haften kann.

Die gute Nachricht: Die UTAX Lösungen halten mit integrierten Sicherheitsfunktionen für Verschlüsselung, Authentifizierung und Gerätemanagement auf dem aktuellen Stand der Technik bereits jetzt wichtige NIS-2-Vorgaben ein. Sie können sich mit unserer Hardware und Software somit nicht nur auf langjährige Expertise, sondern auch auf ein hohes Sicherheitsniveau, wie es die NIS-2 fordert, verlassen.

UTAX Sicherheit für Hardware und Software im Überblick

Machen Sie Ihre IT-Infrastruktur rundum sicher. Hier finden Sie die wichtigsten UTAX Sicherheitslösungen und -funktionen für Hardware und Software im Überblick:

IT-Security für Hardware	IT-Security für Software
Data Security Kit für Datenverschlüsselung	Follow&Print für lückenlose Authentifizierung beim Drucken
Trusted Platform Module als zusätzlicher Verschlüsselungs- und Manipulationsschutz	SecurePrinting zur Integration zuverlässiger Authentifizierungsmethoden (wie IC-Karten, PIN oder Anmeldedaten)
Secure Boot und Run-Time Integrity Check für Firmware-Schutz	Passwortgeschützte Druckjobs zum Schutz aller Daten am MFP
TLS1.3 für aktuelle Verschlüsselungsprotokolle	SSL-Verschlüsselung und HDD/SSD-Verschlüsselung zur Sicherung von Datenübertragungen und Übertragungswegen sowie gespeicherten Daten auf MFPs
Automatisches Zertifikatsmanagement zur Überwachung und Aktualisierung von Zertifikaten	Sicherheitswasserzeichen zur Vorbeugung vor nicht genehmigten Kopien
Sicheres und Privates Drucken für Druckjobs mit Zugriffskontrolle	Zugriffskontrollen und Netzwerkschutz gemäß IEEE 802.1x
Fax-Sicherheit durch verschlüsselte Fax-Kommunikation, Whitelisting und Bestätigung für Eingaben und Ziele	IP- und Port-Einstellungen für ausgewählte IP-Adressen, Protokolltypen und Anschlussnummern

Erfahren Sie hier mehr zu IT-Security mit UTAX speziell für Ihre Hardware und Software! Unsere UTAX Produkte und Lösungen finden Sie zudem bei Fachhändlern in Ihrer Nähe – nutzen Sie einfach unsere Händlersuche!

So schützt UTAX Ihre Daten und Drucker

Nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die Sicherheit unserer Kunden hat für uns Priorität. Aus diesem Grund bieten wir passgenaue Lösungen, die Ihren spezifischen Sicherheitsanforderungen entsprechen und sogar in die strengen NIS-2-Vorgaben einzahlen. Zu IT-Sicherheitslösungen, die Schutz auf ganzer Linie gewährleisten, zählen unsere Sicherheitsfunktionen für Ausgabesysteme wie MFPs ebenso wie ein abgesichertes Unternehmensnetzwerk.

Im Folgenden stellen wir Ihnen unsere wichtigsten Bausteine und Funktionen für zuverlässige IT-Security vor:

Identifizierung, Authentifizierung und Autorisierung

Unsere MFPs stellen eins sicher: Nur wer berechtigt ist, erhält auch Zugriff auf Dokumente und Geräte – ganz gleich, ob ein Dokument in der Druckerwarteschlange steckt oder digital auf dem MFP gespeichert ist. Hierzu bieten wir folgende Verfahren und Funktionen zur Authentifizierung und Autorisierung von Benutzern:

Benutzerauthentifizierung: Der Zugriff auf Informationen auf MFPs und die Ausgabe von Druckjobs erfolgen erst nach Anmeldung per PIN, per IC-Karte oder mittels Anmeldename und Passwort.
Follow&Print: Die Follow&Print-Funktion garantiert, dass Druckjobs so lange in der Druckerwarteschlange bleiben, bis die Benutzer sich am Ausgabegerät anmelden.
Autorisierungsstufen: Administratoren können Benutzern verschiedene Autorisierungsstufen zuweisen und durch eine Rollenvergabe Zugriffsbeschränkungen implementieren.
Kennwortoptimierung: Bei der Verwendung von Kennwörtern sorgt die Kennwortrichtlinie für sichere Kennwörter durch die Einhaltung von Mindestlänge und -komplexität. Bei verdächtigen Anmeldungen kommt es wiederum zur automatischen Kontosperrung.
Verschiedene Authentifizierungsmodi: Durch eine mehrschichtige Authentifizierung sorgen wir für lückenlosen Schutz. Dazu zählen die lokale Anmeldung am MFP, die Netzwerkauthentifizierung für eine sichere und verschlüsselte Benutzeranmeldung, die Kerberos-Authentifizierung für Single Sign-Ons sowie die NTLM-Authentifizierung für eine sichere Anmeldung von MFPs im Netzwerk. Der Standard IEEE 802.1x unterbindet zudem unbefugte Zugriffe von nicht authentifizierten Geräten und Benutzern im Netzwerk.
Schnittstellensperre: Der Zugriff auf Ihre MFPs per USB- oder Netzwerkschnittstellen lässt sich genauso wie das MFP-Display beschränken bzw. sperren.
Digitale Signaturen und Wasserzeichen: Ausdrucke am MFP können durch Sicherheitswasserzeichen kenntlich gemacht werden. Digitale Signaturen, bestehend aus Gerätezertifikaten und Schlüsselpaaren, ermöglichen es wiederum, Dateien eindeutig einem MFP zuzuordnen und die Dateiintegrität zu überprüfen.

Verschlüsselung und Datenschutz

Die Verschlüsselung von Daten, die auf Ihrem MFP gespeichert, verarbeitet oder übertragen werden, zählt zu den wichtigsten unserer Sicherheitsmaßnahmen. Unser Konzept für eine sichere Datenverschlüsselung umfasst:

Data Security Kit: Das Data Security Kit ist für eine Vielzahl unserer Systeme nach ISO 15408 EAL2 und IEEE 2600.1 zertifiziert. Werden Druck-, Kopier-, Scan- oder Fax-Daten auf der MFP-Festplatte gespeichert, so verhindert das mehrfache Überschreiben und Verschlüsseln vor und nach der Verarbeitung unberechtigte Zugriffe oder eine Wiederherstellung der Daten.
Trusted Platform Module: Der integrierte und manipulationssichere TPM-Sicherheitschip schützt durch das kryptografische Modul Passwörter und Zertifikate zusätzlich und separat. So stellen wir sicher, dass Unbefugte selbst bei Entnahme der Festplatte keinen Zugriff auf wichtige Daten erhalten.
TLS1.3- und SSL-Verschlüsselung: Für die sichere Datenübertragung und den Schutz vor unbefugten Zugriffen und Manipulationen sorgen moderne Verschlüsselungen wie Transport Layer Security (TLS) und Secure Sockets Layer (SSL).
PDF-Verschlüsselung: Wenn Sie am MFP gescannte Dokumente in ein PDF umwandeln, können Sie die Nutzung der Dateien durch Verschlüsselung und Kennwortschutz absichern.
Port- und IP-Filter: Durch konfigurierte Ports und eingetragene IP-Adressen wird garantiert, dass Zugriffe nur über berechtigte und gewünschte Kanäle erfolgen.
Schutz gespeicherter Daten: Alle temporär oder dauerhaft auf der MFP-Festplatte gespeicherten Daten, Einstellungen und Dokumente bleiben dank HDD/SSD-Verschlüsslung (AES) gemäß ISO 15408 sicher. Hierfür kommen neben dem Trusted Platform Module Funktionen wie ein- bis dreimaliges Überschreiben sowie bis zu siebenmaliges Überschreiben für eine zuverlässige Löschung von Daten zum Einsatz. Ein beschränkter Zugriff auf gespeicherte Daten ermöglicht nutzungsbeschränkte Benutzerboxen für die Datenaufbewahrung.

Gerätemanagement und Echtzeit-Monitoring

Behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Geräteflotte – mit transparentem Auftragsmanagement und lückenloser Protokollierung von Aufträgen, Anmeldungen, Updates, Gerätestatus und Zugriffen. Dazu zählen Integritätsprüfungen Ihrer Gerätesicherheit, die Verifizierung von Software, Secure Boot vor jeder Inbetriebnahme, optionales Whitelisting für Dateien sowie Syslog-Protokolle, die dank Echtzeit-Monitoring für automatische Warnungen bei Sicherheitsverstößen sorgen.

Unser praktisches Security Quick Setup bietet Ihren Administratoren zudem die Möglichkeit, voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in den Stufen 1 bis 3 auszuwählen und zusätzlich anzupassen. So reduzieren Sie Ihr Sicherheits-Setup auf einen einfachen Arbeitsschritt.

IT-Sicherheit mit Zertifizierung

Die UTAX Systeme bieten Ihnen von unabhängigen Stellen zertifizierte Sicherheit, denn sie erfüllen unter anderem Sicherheitsstandards wie:

ISO 15408 EAL2: Die Common-Criteria-Sicherheitsstandards gewährleisten die Integrität Ihrer IT-Sicherheit.
Hardcopy Device Protection Profile: Die weltweit anerkannte HCD-PP-Zertifizierung garantiert Datensicherheit und Rechtssicherheit, die selbst Anforderungen an Regierungsaufträge erfüllt.
IEEE 2600.1: Der internationale Standard für Drucksysteme bestätigt, dass vertrauliche Daten, die über Drucksysteme laufen, vor unbefugten Zugriffen geschützt sind.
IEEE 802.1x: Die nach IEEE 802.1x zertifizierte Netzwerkauthentifizierung sorgt dafür, dass nur autorisierte Benutzer und authentifizierte Geräte im Netzwerk miteinander kommunizieren und Verbindungen herstellen können.
Wi-Fi CERTIFIED WAP3: Die Zertifizierung garantiert, dass bei der drahtlosen Datenübertragung die aktuellste WLAN-Verschlüsselung und verbesserte Authentifizierung zum Einsatz kommen.
NIS-2-Richtlinie: Mit UTAX Systemen können sich KRITIS-Unternehmen, also Unternehmen, die zur kritischen Infrastruktur gehören, auf die Einhaltung strenger Vorgaben zu Datenschutz und Informationssicherheit verlassen. Hierzu bieten wir ein automatisiertes Zertifizierungsmanagement (ACM), das Zertifikate mittels SCEP, OCSP und CRL automatisch überwacht und erneuert. Hinzu kommen moderne Funktionen für Authentifizierung und TLS-Verschlüsselung.
EU-DSGVO: Unsere Sicherheitsfunktionen ermöglichen ein ganzheitliches Datenschutzkonzept, mit dem wir auf Geräte-, System- und Netzwerkebene die Einhaltung der EU-DSGVO-Richtlinien ermöglichen.

Software-Updates und Firmware-Schutz

Cyberangriffe gehen mit der Zeit und passen sich neuen Technologien an. Umso wichtiger ist es, die Aktualität Ihrer Druckerflotte und Ihrer Systeme durch regelmäßige Updates für Ihre Software und Firmware sicherzustellen. Hierzu bieten wir:

Software-Updates: Mit unserer UTAX Smart Schaltzentrale können Sie sich darauf verlassen, dass neue Updates automatisch installiert werden – nach Bedarf für einzelne Geräte, für ausgewählte Gerätegruppen oder für die gesamte Flotte.
Firmware-Updates und Firmware-Schutz: Für aktuelle und autorisierte Firmware kommen vor allem die Funktionen Secure Boot und Run-Time Integrity Check zur Anwendung. Während Secure Boot bei jeder Inbetriebnahme die Autorisierung der Firmware prüft, verifiziert der Run-Time Integrity Check regelmäßig, dass nur offizielle, gültige und nicht manipulierte Firmware auf Ihren Systemen läuft. Liegt eine Integritätsverletzung vor, so erhalten Sie sofortige Warnungen. Beim Aktualisieren von Firmware können Sie zudem die verpflichtende Authentifizierung des Administrators für Firmware-Updates festlegen.

Sicheres Drucken, Kopieren und Faxen

Unsere MFPs bieten verschiedene Konfigurationen, die verhindern, dass Dokumente und Informationen in die falschen Hände geraten. Dazu zählen:

Sicheres Drucken und Privater Druck: Druckjobs erfordern eine Authentifizierung zum Drucken und werden im Fall von Privatem Druck anschließend gelöscht. Unbefugter Zugriff oder unerlaubte Kopien lassen sich wiederum durch Textstempel wie „Vertraulich“ oder „Nicht kopieren“ sowie durch Aufdruck von Geräte-Seriennummern oder Sicherheitswasserzeichen verhindern oder kennzeichnen.
Sicheres Faxen: Um Ihre Fax-Daten zu schützen, bieten wir moderne Methoden zur Ver- und Entschlüsselung bei der Übertragung Ihrer Daten und Dokumente. Zudem können Sie nur autorisierte Empfänger durch eine Ablehnungsliste festlegen, Übertragungen durch die zweimalige Eingabe der Fax-Nummer des Empfängers bestätigen oder nur erlaubte Empfänger über eine Liste mit Empfangszielen festlegen.

Sie möchten wissen, ob Ihr IT-Grundschutz die Anforderungen und Empfehlungen des BSI hinsichtlich der Schutzziele Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit erfüllt? Dann verschaffen Sie sich jetzt einen Überblick – mit unserer Checkliste für die wichtigsten Grundlagen der IT-Sicherheit:

Kommen für Datenübertragungen im Netzwerk oder zwischen Druckern und Servern moderne Verschlüsselungsstandards wie SSL und TLS1.3 zum Einsatz?
Nutzen Sie einen Zugriffsschutz, der Zugriffsrechte für Benutzer festlegt oder beschränkt und nur berechtigte Zugriffe durch eine Anmeldung am MFP oder im System erlaubt?
Verwenden Sie Syslog und SIEM (Security Information and Event Management), um sicherheitsrelevante Vorfälle an einen externen SIEM-Server weiterzuleiten, zu protokollieren und Administratoren darüber zu informieren?
Nutzen Sie Funktionen wie Secure Boot oder Run-Time Integrity Check, um die Integrität Ihrer Firmware regelmäßig und automatisch zu prüfen?
Stellen Sie regelmäßige und automatische Updates Ihrer Software sicher, um Ihre Systeme und Ihre Hardware auf dem neuesten Stand zu halten?
Schützen Sie wichtige Daten, Dokumente, Schlüssel und Einstellungen auf dem MFP durch Festplattenverschlüsselung und ein zusätzliches Trusted Platform Module?
Erfüllen Ihre Sicherheitsmaßnahmen aktuelle Standards wie ISO 15408 EAL2 und IEEE 2600.1 sowie die Vorgaben der DSGVO und NIS-2-Richtlinie?
Nutzen Sie Schulungen zu Themen der IT-Security, um alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über aktuelle Cyberbedrohungen und Best Practices sowie Datenschutz und Informationssicherheit am MFP aufzuklären?

Sie stellen fest, dass Ihre IT-Security Optimierungsbedarf hat? Dann bietet Ihnen UTAX die richtigen Lösungen für Hardware und Software sowie Unterstützung bei Schulungen. Für eine unverbindliche Beratung kontaktieren Sie uns jetzt.

Diese Vorteile bietet Ihnen höchste IT-Security

Verlassen Sie sich mit UTAX auf folgende Vorteile für eine sichere und geschützte IT-Infrastruktur:

Ihre Daten bleiben dank Verschlüsselung und Authentifizierung vertraulich und geschützt.
Ereignisse und Zugriffe bleiben durch Protokollierung von Zugriffen und Ereignissen stets nachvollziehbar.
Sie verhindern dank Echtzeit-Monitoring Störungen und unbefugte Zugriffe und sorgen dafür, dass verdächtige Ereignisse automatisch den Administratoren gemeldet werden.
Sie stellen durch die Anmeldung per PIN, IC-Karte oder Benutzername und Passwort nur autorisierte Zugriffe sicher.
Sie schließen durch automatische und regelmäßige Updates mögliche Sicherheitslücken.
Sie verhindern mit lückenloser IT-Security unnötige Kosten und Risiken durch Datenverlust, Datendiebstahl, Ransomware-Angriffe oder Verstöße gegen Vorgaben zum Daten- und Informationsschutz.
Sie schaffen eine ganzheitlich geschützte IT-Infrastruktur, indem Sie mit UTAX Lösungen aus einer Hand einsetzen.
Sie halten durch unsere zertifizierte IT-Security aktuelle Vorgaben zu Datenschutz und Rechtssicherheit ein.

IT-Security und Datenschutz aus einer Hand – mit UTAX

Pauschallösungen für umfassende IT- und Datensicherheit gibt es nicht. Wir legen daher besonderen Wert auf eine optimale Mischung aus zeitgemäßem IT-Grundschutz durch MFP-Sicherheitsfunktionen und individuell an Ihre Bedürfnisse angepasste Sicherheitskonzepte.

Bei unserem Hardwareportfolio können Sie sich darauf verlassen, dass unsere MFP-Modelle aktuelle Standards und Richtlinien für Datenschutz und Informationssicherheit einhalten. Dafür sorgen unter anderem serienmäßig integrierte Sicherheitsbausteine wie unser Data Security Kit sowie moderne SSL- und TLS1.3-Verschlüsselung, Zugriffsschutz sowie Secure Boot und der Run-Time Integrity Check. Um bereits kleinste Anzeichen für unerlaubte Zugriffe zu erkennen, werden sämtliche Ereignisse am MFP und im Netzwerk protokolliert und bei geringstem Verdacht wird eine Warnung ausgelöst.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen für individuellen Schutz unsere UTAX Solution Packs wie das UTAX SecurityPack als All-in-one-Lösung für Daten- und Systemschutz sowie unsere Softwarelösungen im Bereich Cost Control & Security. Verlassen Sie sich mit UTAX auf einen vertrauenswürdigen und professionellen Partner und Service für IT-Security.